ഓഫീസ് അറ്റൻഡന്റ് എന്ന നിലയിൽ, കോളേജിന്റെ വിവിധ വകുപ്പുകളിലും ഓഫീസുകളിലും അധികാരികളെയും സ്റ്റാഫിനെയും സഹായിക്കുക, ദൈനംദിന പ്രവർത്തനങ്ങൾ സുഗമമായി നടത്തുക എന്നതാണ് പ്രധാന ഉത്തരവാദിത്തം.
പ്രധാന ബാധ്യതകൾ (Main duties)
1. ദൈനംദിന ഓഫീസ് സഹായം
- ഓഫീസിലെ ഫയലുകൾ, രേഖകൾ, കത്ത് മുതലായവ വാഗ്ദാനം ചെയ്തയാളിലേക്ക് എത്തിക്കുക.
- വിവിധ വകുപ്പുകളിലേക്കും ഓഫീസുകളിലേക്കും ഫയലുകളും രേഖകളും കൊണ്ടുപോകുകയും തിരിച്ചുകൊണ്ടുവരികയും ചെയ്യുക.
2. വൃത്തിയുള്ള വാതാവരണമുണ്ടാക്കൽ
- ഓഫീസ് മുറികളും പൊതുസ്ഥലങ്ങളും ശുചിത്വം പാലിച്ചു വയ്ക്കുക.
- ഓഫീസുകളിലും വിഭാഗങ്ങളിലും ടേബിളുകൾ, ചെയറുകൾ, കാബിനറ്റുകൾ മുതലായവ വൃത്തിയാക്കുക.
- വാർഷികമായി സ്റ്റോക്ക് പരിശോധനയ്ക്കായി സാധനങ്ങൾ തയ്യാറാക്കാൻ സഹായിക്കുക.
3. വിവിധ കാര്യങ്ങളിൽ ഉദ്യോഗസ്ഥരെ സഹായിക്കൽ
- ഓഫീസർമാർക്ക് ആവശ്യമായ തയാറെടുപ്പുകളിൽ (ഫയലിംഗ്, ഫോട്ടോ സ്റ്റാറ്റ്, സ്കാനിംഗ് തുടങ്ങിയവ) സഹായിക്കുക.
- പ്രിൻസിപ്പലിന്റെയും അദ്ധ്യാപകരുടെയും നിർദ്ദേശങ്ങൾ പാലിച്ച് ചെറിയ ഔദ്യോഗിക പ്രവർത്തനങ്ങൾ നിർവഹിക്കുക.
4. റജിസ്ട്രേഷനുകളും പ്രേഷണങ്ങളും
- inward/outward രജിസ്റ്ററുകൾ സൂക്ഷിക്കാൻ ഓഫീസർമാരെ സഹായിക്കുക.
- ദൈനംദിന കത്തുകൾ പോസ്റ്റോഫീസിലേക്കും മറ്റ് ഔദ്യോഗിക സ്ഥാപനങ്ങളിലേക്കും കൊണ്ടുപോകുക.
5. കോളേജിലെ ചടങ്ങുകളിലും മീറ്റിംഗുകളിലും സഹായം
- സ്റ്റാഫ് മീറ്റിംഗുകൾ, പി.ടി.എ. യോഗങ്ങൾ, സെമിനാറുകൾ എന്നിവയ്ക്ക് അനുയോജ്യമായ ക്രമീകരണങ്ങൾ ചെയ്യുക (കസേരകൾ, വെള്ളം, സ്റ്റേഷനറി മുതലായവ).
- മീറ്റിംഗിനിടെ ആവശ്യമായ ഡ്രിങ്കിംഗും ക്ലാസ്സിൽ ആവശ്യമായ സൗകര്യങ്ങളും ഒരുക്കുക.
6. വിദ്യാർത്ഥികൾക്കും അദ്ധ്യാപകർക്കും സഹായം
- വിദ്യാർത്ഥികൾക്ക് ക്ലാസ്സുകളിലേക്ക് വേണ്ട രേഖകൾ എത്തിക്കുക.
- അദ്ധ്യാപകർക്കും ഓഫീസർമാർക്കും ആവശ്യമായ ചെറിയ ജോലികൾ ചെയ്യുക.
7. അപൂർവ്വമായി നിർദ്ദേശിക്കുന്ന മറ്റു ജോലികൾ
- പ്രിൻസിപ്പലോ ഓഫീസർമാരോ പ്രത്യേകമായി നിർദ്ദേശിച്ച പ്രവർത്തനങ്ങൾ നിർവഹിക്കുക.
- ശരിയായ സമയത്ത്, ഉത്തരവാദിത്തത്തോടെ ജോലികൾ പൂർത്തിയാക്കുക.
ഓഫീസ് അറ്റൻഡന്റിന്റെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ കോളേജിന്റെ ദിവസേന പ്രവർത്തനങ്ങൾ കാര്യക്ഷമവും സുഗമവും ആക്കുന്നു; വിദ്യാർത്ഥികൾക്കും അധ്യാപകർക്കും ഭരണസംവിധാനത്തിനും അവിഭാജ്യമായ പിന്തുണ നൽകുന്ന നിലപാടാണ് ഇത്.